赵伊凡BLOG:如何开一场高效率的会议

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一场缺乏管理的会议可以浪费时间、体力与金钱,同时毫无生产力。但这是可以避免的。不管是您主持会议与否,您都可以照以下的建议这麽作,同时建议您的团队,让团队合作更加顺利。
会前

每场会议都会有 3 W──When(何时)、who(对象)与 why(为什麽)。开一场有效率的会议,需要先弄清楚这 3 W。
Why

为什麽要开会呢?把此问题弄清楚才不会发现会议最后什麽都没达成。许多评论家也指出会议最初要先制定好议程。
Crew 创办人 Mikael Cho 指出会议场合不应该是人们脑力激盪的地方,应该要求与会者事先思考,并带著清楚的讨论清单到来。同样地,筹备会议者应该至少三天前寄送指定阅读的文件给所有人,此外,文件儘量精简确保所有人都能读完。
Who

会议很常发生一种状况:讨论的项目完全与某个人无关,仍要求他参与开会,只因为让所有同仁得到的资讯一致。这很浪费时间,其实只要邮寄会议纪录给他们就可以解决。
Qwest 运营长 Teresa Taylor 在会议开始时询问所有人三个问题(最好在发送会议通知时询问):
大家知道我们现在为什麽出现在这裡吗?
我们是要决定什麽事吗?
您是否有问题要在会议尾声时问我?
若您是筹办会议的负责人,您也要有心理准备回答这些问题,您的回答会反映出到底他们是否应该出席会议。撇除要使大家资讯一致的开会理由。
When

拥有开会的目的和对象之后,很重要的是找出一个大家都可以开会的时间。和众多的人一同合作是困难的,但不是不可能。 会议规划服务 When Is Good 分析从 34000 项事件而来的 100000 个回应后发现,星期二下午三点是大多数人最有空开会的时间。当然,您可以使用任何会议规画软体例如 TimeToMeet 来找出团队最普遍有空的时间。
除了会议开始的时间,会议总长度也很重要。一般人通常会以 1 个半小时或 1 小时作为会议时间长度,但这没有什麽逻辑。事实上,行销顾问 Christ Brogan 指出,会议越简短越好:
会议规画以简短为目标:我的前老板 Dan Carney 告诉我会议以不要超过十分钟为原则。作为一位专案管理人员,我老板要求我在会议时间外与股东协调事情,而我也可以不需要耗费会议时间听到他们的想法。这达成神奇的效果,有三个理由:
所有人知道会议很简短,所以他们会准时到场。
所有人知道我有作功课,所以他们在没问题之处点头表示 ok,加快会议速度。
所有人儘可能在会议中更新有用的资讯,因为落后、延迟等等的负面情况在 10 分钟的会议中特别明显。
另外一个让所有人都专注且会议保持简短的撇步:在下班前开一场站立会议。
例如在下午 5 点钟开会,当所有人已经累了且准备下班的时候,让大家站著开会。这样实施后,会议从不会超过 1 小时。大部分都只有 20~30 分钟。每一个人都专注且有效率。
会中

当会议的事前准备完成之后,您所要作的就是专注在会议本身。
指派一个会议管理者(parent)

会议很容易在您意识到之前就偏离轨道了,而大家也已经耗费了时间与精力讨论某件不在议程裡面的事情。生产力大师 Merlin Mann 指出,每场会议都需要指派一个会议管理者,确保讨论没有偏离方向。
会议管理者不需要是会议的主持人会筹办者。通常,会议主持人或筹办者是在会议中活跃讨论的一份子,提出需要讨论的问题。为避免会议主持人或筹办者的责任太过繁重,因此挑选另外一个公正的伙伴来保持会议在对的轨道上,是很重要的。
确保每个人准时

Time Management Ninja 提出一个很好的技巧:针对出席时间制定违反的后果。
某间公司规定对最后一个到的人要写会议纪录。另外一个公司则是要求最后一个到的人要在会议结束之后清理会议室。在另一方面,给予早到的员工一些奖励,例如小点心或者新专案的优先选择权。
公正且具有责任感的会议管理者可以帮忙决定迟到的后果。

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确保每个人获得一致的讯息

每个人一旦出席了,就可以询问每个人对该主题的瞭解程度。会议报告者可以跳过大家都清楚的部分。要取得每个人的情况,却又不致使他们尴尬,可以运用 Fast Company 推荐的「气候象限」方法,每个人在匿名填写:
使用白版或会议簿呈现 4 个象限:stormy(暗潮汹涌)、calm(平静)、清晰(clear)与模糊(foggy)。在会议开始前,让每个与会者在根据自身对主题的瞭解与与展望四个象限中打勾,在打勾的过程中其他人应先离开房间或者背对迴避,避免影响投票。如果大多数的勾都落在 stormy 或 foggy 的象限,您就需要增加会后的 Q&A 时间,甚或激励士气的谈话。但如果勾大多落在平静且清晰的象限,就大胆执行新的事业吧!
管理使用电子装置的时间

许多人都会携带笔电或是平版电脑到会议现场,这些东西无一不是使人分心的干扰。唯一可以控制的便是规定在会议中电子设备使用的方式。
Manners Are Sexy 部落格主 Karen Cleveland 提出「会议至上原则」:强制规定要把装置藏起来,并且桌面清空。但这样并不能解决人们内心需要暂时将心思离开会议现场「神游」的需求,例如查看手机的通知。为要避免上述情况,企业管理教授 Christine Pearson 指出,可以在会议中途给予休息时间让人们尽情使用他们的装置,不过休息时间一结束就要强制把装置藏起来。
避免在会议中使用像「我喜欢」的主观字眼

根据《美国商业週刊》,Yahoo 执行长 Marissa Mayer 认为在会议中放大数据比个人选择要重要太多,因为这样一来就可以避免决策是出于偏心或是个人偏好的想法。
Marissa Mayer 不鼓励在设计会议中使用「我喜欢」的字眼,例如「我很喜欢画面看起来的样子。」 相反地,她鼓励像这样评论「这个网站实验显示他的设计改善 10% 的程度。
做会议纪录和笔记

确保会议场合备有便条与纸张,鼓励人们做笔记。这两件事不仅帮助人们釐清想法,还有助于人们会后的讨论。
不过仍需要有一个专职做会议纪录的人(唯一可以使用电子设备的人),以防有人迟到没听到前面的内容。会议纪录尽量详尽,帮助记录讨论实况与详细的大纲,可以提供给不需要参与开会,但需要知道这些资讯的同仁。

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会后

团队需要做什麽?

哈佛商学院资深讲师Robert C. Pozen 表示有三个问题需要在每场会议结束后提出询问:
我们的下一步是什麽?
谁负责这些事情?
时间表应该是怎麽样呢?
若没有做会议纪录,那麽每一个与会者对这些问题的答案都需要被记录下来,并传递给每个人。不仅仅确保每一个人得到的资讯是一致的,并且也以防有人不记得当时讨论的细节。
您应该做什麽?

撇除团队学习的部分,很重要的一点是您个人的学习。您可以定期回顾您的笔记,不过 Medium 作者 Robyn Scott 分享一个她从某个 CEO 学到的小技巧,在某场会议结束后花半分钟的时间把会议最重要的结论写下来,可以对您的一生带来良好影响。
在每个课程、会议或任何重要的经验后,花 30 秒──不多也不少──写下最重要的重点。如果您总是做这件事情,甚至只做这件事情,不回头作任何修改,您已经将事情掌握得良好。

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